Bewerbungsunterlagen sind dein Schlüssel zum Vorstellungsgespräch. Sie spielen eine zentrale Rolle dabei, ob du für eine Position in Betracht gezogen wirst. In diesem Beitrag erfährst du, welche Dokumente zu den Bewerbungsunterlagen gehören, wie du sie optimal gestaltest und worauf du dabei besonders achten solltest.
Inhaltsverzeichnis
Welche Bewerbungsunterlagen gibt es?
Bewerbungsunterlagen sind die Dokumente, die du potenziellen Arbeitgebern vorlegst, um deine Eignung und Qualifikationen für eine Stelle darzulegen. Sie bilden die Basis dafür, dass Vorgesetzter sich ein umfassendes Bild von deinen Fähigkeiten, Erfahrungen und deiner Persönlichkeit machen können. Standardmäßig umfassen diese Unterlagen einen Lebenslauf, ein Anschreiben und je nach Branche und Position, Zeugnisse oder andere Nachweise deiner Qualifikationen und Erfahrungen.
Eine klassische Bewerbungsmappe besteht aus folgenden Dokumenten:
- Anschreiben
- Lebenslauf
- Anlagen wie relevante Arbeits- und Schulzeugnisse
Die folgenden Unterlagen sind optional:
- Deckblatt
- Motivationsschreiben
- Empfehlungsschreiben
- Referenzen
- Praktikumszeugnisse
- Für die Stelle relevante Nachweise über Fortbildungen
- Kopie des Führerscheins
- Führungszeugnis
- Arbeitsproben (falls explizit verlangt)
Es ist essenziell, die Stellenanzeige genau zu lesen und nur die Unterlagen nachzureichen, die explizit angefordert werden. Arbeitgeber spezifizieren oft, welche Dokumente sie benötigen und in welchem Format diese eingereicht werden sollen. Durch die genaue Befolgung dieser Vorgaben zeigst du, dass du sorgfältig und aufmerksam arbeitest.
Das Anschreiben
Das Anschreiben oder Bewerbungsschreiben ist ein unverzichtbarer Bestandteil jeder Bewerbung und sollte stets individuell für jede Stelle und Unternehmen verfasst werden.
Es darf die Länge einer DIN A4-Seite nicht überschreiten und muss gemäß der DIN 5008 Norm gestaltet sein.
Inhaltlich geht es darum, zu erläutern, warum du dich für das Unternehmen entschieden hast, welche relevanten Erfahrungen du mitbringst, wie du die Anforderungen der Stelle erfüllst und welchen Nutzen du dem Arbeitgeber bieten kannst
So ist ein Bewerbungsanschreiben aufgebaut:
- Briefkopf: Der Briefkopf enthält deine Kontaktinformationen, die des Empfängers, das Datum sowie eine präzise Betreffzeile, die die Stelle, auf die du dich bewirbst, klar benennt.
- Anrede: Eine persönliche Anrede, wenn möglich mit dem Namen des zuständigen Personalverantwortlichen.
- Einleitung: Deine Einleitung sollte aufmerksamkeitserregend sein und ohne Standardfloskeln auskommen. Sie soll Interesse wecken und kurz erläutern, warum du dich gerade bei diesem Unternehmen bewirbst.
- Hauptteil: Im Hauptteil beschreibst du deine wichtigsten beruflichen Qualifikationen (Hard Skills) sowie persönlichen Kompetenzen (Soft Skills), die dich besonders für die Position qualifizieren. Gehe dabei konkret auf die in der Stellenausschreibung genannten Anforderungen ein.
- Schluss: Im Schlussteil fasst du kurz zusammen, warum du der ideale Kandidat für die Stelle bist. Eine höfliche Grußformel, deine eingescannte handschriftliche Unterschrift und dein Name schließen das Bewerbungsschreiben ab.
Durch eine klare Struktur und zielgerichtete Inhalte vermittelst du Professionalität und zeigst, dass du dich gründlich mit der Position und dem Unternehmen auseinandergesetzt hast.
Das Deckblatt
Das Deckblatt ist ein optionaler Bestandteil deiner Bewerbungsmappe, der jedoch vorteilhaft sein kann, um dich von anderen Bewerbern abzuheben. Es bietet dem Arbeitgeber die Möglichkeit, schnell einen umfassenden Überblick über deine Person zu erhalten. Das Deckblatt sollte auf einer einzigen DIN-A4-Seite gestaltet sein.
Folgende Elemente sind in ein Deckblatt enthalten:
- Dein Name: Klare und prominente Platzierung deines vollständigen Namens.
- Deine Kontaktdaten: Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse, damit dich der Arbeitgeber leicht kontaktieren kann.
- Dein Bewerbungsfoto: Ein professionelles Foto von dir, das Seriosität und Passung zur angestrebten Position vermittelt.
- Deine angestrebte Position: Die Bezeichnung der Stelle, auf die du dich bewirbst, sollte deutlich sichtbar sein.
- Hinweis auf mögliche Anlagen: Eine kurze Auflistung der Dokumente, die der Bewerbung als Anlagen beigefügt sind, um dem Leser einen schnellen Überblick über die weiteren Inhalte der Bewerbungsmappe zu geben.
Ein gut gestaltetes Deckblatt kann dazu beitragen, dass deine Bewerbung positiv auffällt und professionell wirkt. Es erleichtert den Personalverantwortlichen die Arbeit und kann deine Chancen erhöhen, für ein Vorstellungsgespräch eingeladen zu werden.
Der Lebenslauf
Der Lebenslauf ist ein zentrales Element deiner Bewerbung und wird in tabellarischer Form dargestellt.
Die ideale Länge beträgt ein bis drei Seiten, abhängig von deiner beruflichen Erfahrung und den relevanten Stationen deiner Karriere.
Dabei ist eine antichronologische Anordnung üblich, bei der deine aktuelle Station zuerst aufgeführt wird.
Übliche Inhalte von einem Lebenslauf sind:
- Bewerbungsfoto: Falls kein Deckblatt verwendet wird, sollte ein professionelles Bewerbungsfoto in den Lebenslauf integriert werden. Dies ist optional, wird jedoch empfohlen, um die Persönlichkeit visuell zu unterstreichen.
- Lückenlosigkeit: Es ist wichtig, keine zeitlichen Lücken im Lebenslauf zu hinterlassen. Auszeiten von mehr als zwei Monaten sollten angegeben und kurz erklärt werden.
- Bildungsgrad: Um den Lebenslauf übersichtlich zu halten, kann es sinnvoll sein, nur den höchsten erreichten Bildungsgrad anzugeben, besonders wenn dieser für die angestrebte Position relevant ist.
- Notwendige Angaben: Deine persönliche Daten und Kontaktdaten, dein beruflicher Werdegang sowie deine Ausbildung und spezielle Fähigkeiten müssen in jedem Lebenslauf enthalten sein.
- Optionale Angaben: Weiterführende Qualifikationen, Auslandserfahrungen, Hobbys und Interessen sowie soziales Engagement können aufgeführt werden, sofern sie für die angestrebte Stelle von Bedeutung sind.
Die dritte Seite
Die sogenannte „dritte Seite“ der Bewerbung ist ein freiwilliges Element deiner Bewerbungsunterlagen, das in bestimmten Fällen entscheidend sein kann, um deine Eignung und Motivation für die Position hervorzuheben. Bevor du dich entscheidest, eine solche Seite hinzuzufügen, solltest du die Stellenanzeige genau prüfen, da manchmal explizit eine solche Ergänzung gefordert oder empfohlen wird.
Diese Seite kann durch verschiedene Dokumente realisiert werden:
- Motivationsschreiben: Ein Motivationsschreiben erklärt deine persönliche Motivation, dich für eine bestimmte Position, ein Studium, ein Stipendium oder ein Praktikum zu bewerben. Es vertieft deine Leidenschaft für das Feld und die Gründe, warum du die ideale Besetzung für die Stelle oder das Programm bist.
- Kurzprofil: Ein Kurzprofil fasst die wichtigsten beruflichen Qualifikationen und Erfahrungen zusammen und wird oft zu Beginn der Bewerbungsunterlagen platziert. Es bietet einen schnellen Überblick über deine Fähigkeiten und herausragenden Leistungen.
- Portfolio: Ein Portfolio ist eine Sammlung von Arbeiten, die deine Fähigkeiten und Erfahrungen in deinem Fachgebiet zeigen. Es ist besonders in kreativen Berufen wie Grafikdesign, Architektur oder Fotografie üblich und dient dazu, die Qualität und den Stil deiner Arbeit zu demonstrieren.
- Veröffentlichungen: Dieser Punkt bezieht sich auf alle dokumentierten Werke, die du veröffentlicht hast, wie Artikel, Bücher, Blogbeiträge oder wissenschaftliche Papiere. Veröffentlichungen sind besonders relevant in akademischen und forschungsorientierten Berufen.
- Projektlisten: Eine Projektliste enthält eine Auflistung von Projekten, an denen du gearbeitet hast, oft mit einer kurzen Beschreibung deiner Rolle und dem Ergebnis des Projekts. Diese Listen sind besonders nützlich für Fachleute aus den Bereichen Technik, Bauwesen und IT, um ihre Erfahrung und Beitrag zu komplexen Aufgaben zu verdeutlichen.
Ein Motivationsschreiben auf dieser Seite wird oft bei Bewerbungen für Stipendien, Studium, Ausbildung, Initiativbewerbungen oder Praktika verwendet.
Ein Kurzprofil, Portfolio, Veröffentlichungen, Arbeitsproben und Projektlisten sind besonders wichtig für Berufserfahrene und Selbstständige, die ihre berufliche Expertise und spezielle Projekte herausstellen möchten.
Es ist wichtig, eine dritte Seite nur dann hinzuzufügen, wenn sie tatsächlich Mehrwert bietet und keine Informationen wiederholt, die bereits in deinem Lebenslauf oder Anschreiben stehen. Die sorgfältige Abwägung und gezielte Gestaltung der dritten Seite können deine Bewerbung deutlich aufwerten, indem sie gezielt aufzeigt, wie du spezifische Anforderungen der Stelle oder des Unternehmens erfüllen kannst.
Wenn du dich für ein Kurzprofil entscheidest, platziere dieses idealerweise vor dem Lebenslauf, um den Personalverantwortlichen gleich zu Beginn einen prägnanten Überblick über deine wichtigsten Qualifikationen und Kernkompetenzen zu geben.
Die Anlagen der Bewerbung
In den Anlagen deiner Bewerbung solltest du Dokumente beifügen, die deine Qualifikationen und beruflichen Erfahrungen belegen. Achte darauf, dass die Gesamtzahl der Anlagenseiten zehn Seiten nicht überschreitet. Bei mehr als sechs Seiten ist es ratsam, ein Anlagenverzeichnis zu erstellen, das eine klare Übersicht über die beigefügten Dokumente bietet. Stelle sicher, dass du nur jene Dokumente hinzufügst, die für die angestrebte Stelle von Bedeutung sind. Ausländische Zeugnisse sollten professionell ins Deutsche übersetzt werden, um Missverständnisse zu vermeiden.
Die Reihenfolge, in der du die Bewerbungsunterlagen anordnest, kannst du selbst bestimmen, doch sie sollte logisch und leicht nachvollziehbar sein.
Falls vorhanden, kannst du folgende Dokumente in den Anlagen beifügen:
- Maximal drei aktuelle Arbeitszeugnisse oder Praktikumszeugnisse
- Ausbildungsnachweise
- Bis zu drei Nachweise relevanter Fort- und Weiterbildungen
- Dein neuestes Schulabschlusszeugnis
Folgende Anlagen sind optional, können in bestimmten Situationen aber hilfreich sein:
- Nachweise für ehrenamtliche Tätigkeiten
- Kopie Führerschein
- Zertifikate von Kursen
- Empfehlungsschreiben
- Arbeistproben
Versende niemals Originaldokumente. Stattdessen solltest du hochwertige Kopien deiner Unterlagen anfertigen und diese deiner Bewerbung beilegen, um sicherzustellen, dass die Originale nicht verloren gehen oder beschädigt werden.
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Wann ist eine vollständige Bewerbung nicht notwendig?
Nicht immer ist eine vollständige Bewerbungsmappe erforderlich. In bestimmten Situationen oder für manche Zielgruppen kann es ausreichen, die Bewerbung anzupassen oder zu reduzieren. Nachfolgend werden spezifische Fälle dargestellt, in denen eine vollständige Bewerbung möglicherweise nicht notwendig ist.
- Berufseinsteiger: Für Berufseinsteiger kann das Hinzufügen eines Deckblatts die Bewerbungsmappe voluminöser wirken lassen und somit einen vollständigeren Eindruck vermitteln. Ein Deckblatt bietet zudem Platz, um Motivation und Zielsetzung hervorzuheben, was besonders wichtig ist, wenn direkte Berufserfahrung fehlt. Allerdings sollte auf eine Projektliste und ein Kurzprofil verzichtet werden, um den Fokus nicht von der essenziellen Information abzulenken.
- Berufserfahrene Bewerber: Berufserfahrene Bewerber könnten erwägen, auf ein Deckblatt zu verzichten, um ihre Bewerbung schlanker und fokussierter zu gestalten. Allerdings bietet eine dritte Seite Raum, um besondere Qualifikationen und tiefgehende berufliche Erfahrungen detaillierter darzustellen.
- (Langzeit-)Arbeitssuchende / Quereinsteiger: Arbeitssuchende und Quereinsteiger können von zusätzlichen Dokumenten profitieren, die ihre Fähigkeiten und Motivation nachweisen. Es ist besonders wichtig, dass Quereinsteiger belegen können, dass sie für einen Berufswechsel nicht nur bereit, sondern auch qualifiziert sind. Diese Dokumente sollten gezielt ausgewählt werden, um die Transferfähigkeiten und die Bereitschaft zur Weiterbildung zu unterstreichen.
- Studenten / Absolventen: Studenten und Absolventen, insbesondere von Privatuniversitäten, werden oft aufgefordert, vollständige Bewerbungen einzureichen. Dies schließt ein Deckblatt und ein Motivationsschreiben ein. Zudem müssen Studenten, die sich für ein Auslandssemester bewerben, ein überzeugendes Motivationsschreiben einreichen, das ihre Ziele und Gründe für die Wahl des Auslandsaufenthalts klar darlegt.
- Besucher von Karrieremessen: Auf Karrieremessen und bei Networking-Events sind oft Kurzbewerbungen gefragt. Diese können als Bewerbungsflyer gestaltet sein, wobei das Anschreiben auf der Vorderseite und der Lebenslauf auf der Rückseite platziert wird. Diese Art der Präsentation ermöglicht es, schnell und effektiv auf sich aufmerksam zu machen.
- Freiberufler: Für Freiberufler ist es empfehlenswert, ein Deckblatt zu verwenden, um einen starken optischen Eindruck zu hinterlassen und die Bewerbung persönlicher zu gestalten. Da diese oft direkten Kontakt zum Kunden haben, hilft ein Deckblatt dabei, das eigene Serviceangebot transparent und ansprechend zu präsentieren.
- Bewerbung für einen Minijob / Nebenjob: Bei der Bewerbung um einen Minijob oder Nebenjob ist in der Regel keine vollständige Bewerbung notwendig. Eine Kurzbewerbung, bestehend aus einem knappen Anschreiben und einem übersichtlichen Lebenslauf, reicht oft aus, um die persönliche Eignung und Verfügbarkeit darzulegen.
Bewerbungsunterlagen richtig versenden
Beim Versenden von Bewerbungsunterlagen gibt es verschiedene Methoden, die jeweils ihre eigenen Vorteile und Besonderheiten aufweisen. Es ist wichtig, die richtige Versandart zu wählen und dabei sorgfältig auf Details zu achten, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen. Hier sind einige gängige Wege, wie du deine Bewerbungsunterlagen versenden kannst und worauf du dabei achten solltest.
Bewerbung per E-Mail
Beim Versenden von Bewerbungsunterlagen per E-Mail ist es wichtig, alle Dokumente in einem einzigen PDF zusammenzufassen, dessen maximale Dateigröße 5 MB nicht überschreiten sollte. Achte darauf, die Dateien in der richtigen Reihenfolge zu organisieren.
Benenne jede Datei deutlich, wie beispielsweise:
„Anschreiben Schöne Plakate GmbH Marco Fischer.pdf“
„Lebenslauf Marco Fischer Februar 2024.pdf“
„Anhang Marco Fischer Februar 2024.pdf“
Verwende einen eindeutigen Betreff und sprich die Kontaktperson direkt an, um eine persönliche Note zu vermitteln.
Bewerbung über ein Bewerbungsportal
Die Bewerbung über spezialisierte Portale erfordert das sorgfältige Ausfüllen von Online-Formularen. Stelle sicher, dass du alle benötigten Informationen angibst und keine wichtigen Details weglässt. Beachte das geforderte Dateiformat und die maximale Dateigröße, die normalerweise bei PDF-Dateien bis zu 2 MB liegt. Die vollständige und korrekte Eingabe deiner Daten ist entscheidend für eine erfolgreiche Bewerbung.
Bewerbung in Karrierenetzwerken
Karrierenetzwerke wie XING und LinkedIn sind für jeden Bewerber empfehlenswert. Sie ermöglichen es dir, deinen beruflichen Werdegang zu präsentieren, wodurch potenzielle Arbeitgeber und Netzwerkkontakte über deine Jobsuche, Fähigkeiten und Qualifikationen informiert werden. Nutze diese Plattformen, um Kontakte zu knüpfen und dich passiv zu bewerben, indem du dein Profil für Personaler sichtbar machst und regelmäßig aktualisierst.
Bewerbung über Jobsuchmaschinen
Jobsuchmaschinen erlauben es dir, deine Bewerbungsunterlagen hochzuladen und für Personaler sowie Arbeitgeber zugänglich zu machen. Dies vereinfacht den Bewerbungsprozess, da deine Unterlagen sofort abrufbar sind, sobald du auf eine Stelle reagierst. Stelle sicher, dass deine Dokumente aktuell sind und deine beruflichen Qualifikationen sowie Kompetenzen klar darstellen.
Klassisch: Bewerbung per Post
Das Versenden von Bewerbungsunterlagen per Post ist in der Regel nicht mehr notwendig und sollte nur erfolgen, wenn der Arbeitgeber dies explizit verlangt. Verwende für den Versand einen C4-Umschlag mit Sichtfenster, der nicht gefaltet ist, um sicherzustellen, dass deine Dokumente in einwandfreiem Zustand ankommen. Die Unterlagen sollten auf Papier mit mindestens 100 g/m² gedruckt sein. Gib den Namen des Ansprechpartners an, falls dieser bekannt ist, und platziere die Briefmarke oben rechts auf dem Umschlag. Vermeide das Versenden als Einschreiben, da dies nicht notwendig ist und zusätzliche Kosten und Aufwand verursacht.
Weitere häufig gestellte Fragen
Welche Zeugnisse soll ich in meinen Bewerbungsunterlagen beifügen?
Die Auswahl der Zeugnisse richtet sich oft nach der Stellenanforderung. Typischerweise gehören die letzten relevanten Arbeitszeugnisse und Ausbildungsnachweise dazu, wie Abschlusszeugnisse von der Universität oder Schule sowie Weiterbildungs- und Fortbildungszertifikate. Bei Berufserfahrung sind Arbeitszeugnisse von früheren Arbeitgebern wichtig.
Soll ich die Bewerbungsunterlagen zum Vorstellungsgespräch mitnehmen?
Ja, es ist empfehlenswert, eine Kopie deiner Bewerbungsunterlagen zum Vorstellungsgespräch mitzunehmen. So kannst du darauf Bezug nehmen und hast alle wichtigen Informationen griffbereit, falls der Personalverantwortliche sie benötigt oder weitere Fragen dazu hat.
Wie lange dürfen Bewerbungsunterlagen aufbewahrt werden?
Unternehmen müssen die Bewerbungsunterlagen gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen aufbewahren. Online hochgeladene oder verschickte Bewerbungsunterlagen müssen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens sofort gelöscht werden. Bei längeren Aufbewahrungszeiträumen ist die schriftliche Einwilligung des Bewerbers erforderlich. Die Nutzung, Verarbeitung und Aufbewahrung von Bewerberdaten darf ausschließlich zweckgebunden erfolgen, und nur Mitarbeiter, die am Bewerbungsprozess beteiligt sind, dürfen Zugriff auf die Bewerbungsunterlagen haben. Bewerber haben außerdem das Recht auf Löschung ihrer Daten.
Welche Fehler sollte ich vermeiden?
Häufige Fehler sind unter anderem Unvollständigkeit, Nichtspezifizierung für die Stelle oder das Unternehmen, Verwendung des Konjunktivs, Rechtschreibfehler, Wiederholung des Lebenslaufs im Bewerbungsanschreiben, fehlende Ansprechpartner oder falsche Anrede, mangelnde Belege, unbegründete Lücken im Lebenslauf, unprofessionelles Bewerbungsfoto, unseriöse E-Mail-Adressen und die Verwendung von Floskeln.
Wie kann ich Feedback zu meinen Bewerbungsunterlagen bekommen?
Um Feedback zu erhalten, kannst du nach dem Vorstellungsgespräch gezielt danach fragen oder im Falle einer Absage darum bitten, die Gründe zu erfahren. Oft bieten auch Karrierewebsites oder -berater Feedbackmöglichkeiten an.
Was bedeutet „aussagekräftige Bewerbungsunterlagen“?
Aussagekräftige Bewerbungsunterlagen zeigen klar und überzeugend deine Qualifikationen, Erfahrungen und Fähigkeiten, die für die ausgeschriebene Position relevant sind. Sie sind spezifisch auf die Stelle zugeschnitten und unterstreichen deine Eignung für die Stelle.
Welche Dokumente sollen unterschrieben werden?
Das Bewerbungsschreiben und der Lebenslauf sollten in der Regel unterschrieben werden. Auch das Motivationsschreiben kann unterzeichnet werden, um die persönliche Note zu unterstreichen. Typischerweise erfolgt die Unterschrift direkt nach der Grußformel im Anschreiben und am Ende des Motivationsschreibens sowie des Lebenslaufs.